Em atenção a Lei n. 10.406/2002 (“Código Civil”) e a Lei n. 6.404/1976 (“Lei das S.A.”), servimo-nos do presente para informar sobre a obrigação das sociedades limitadas (“LTDA”) e sociedades anônimas (“S/A”) de realizar uma vez ao ano, nos quatro meses subsequentes ao término do exercício social, a Reunião Anual ou a Assembleia Geral Ordinária, para deliberar sobre a aprovação das contas do exercício anterior, destinação do resultado e, caso aplicável, acerca da eleição dos membros da administração.

Para as sociedades cujo exercício social encerrou em 31 de dezembro do ano passado, o prazo para a realização de Reunião Anual, no caso de LTDA, e Assembleia Geral Ordinária, no caso das S/A, termina no dia 30 de abril de 2021.

Alertamos ainda sobre a importância da aprovação das contas e das demonstrações financeiras anual, pois além de alinhar os administradores e sócios/acionistas quanto aos resultados econômicos e negócios da sociedade no ano em questão, implica na exoneração da responsabilidade (se aprovada sem ressalvas) dos membros da administração e do conselho fiscal, se houver, salvo em caso de erro, dolo, fraude ou simulação.

Outrossim, aproveitamos o momento para informar que desde 12 de junho de 2020, com a promulgação da Lei n. 14.010/2020, os sócios/acionistas poderão participar e votar a distância em Reuniões/Assembleias, de modo com que essa obrigação poderá ser realizada de forma semipresencial ou digital, sem a necessidade de agrupamentos ou aglomerações.

Nesse sentido, esclarecemos abaixo os procedimentos previstos na legislação para o cumprimento da obrigação de Reunião Anual e Assembleia Geral Ordinária, conforme aplicável.

S/A – Procedimentos para Aprovação das Contas

Demonstrações Financeiras. Os Diretores de S/A devem disponibilizar aos acionistas, com 1 (um) mês de antecedência, as cópias das demonstrações financeiras, do relatório da administração, dos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se aplicável.

Publicação em Jornal. Não obstante a disponibilização aos acionistas, a documentação deverá ser publicada em até 5 (cinco) dias de antecedência da Assembleia Geral Ordinária, no Diário Oficial do Estado e em jornal de grande circulação na sede da companhia.

Convocação dos Acionistas. Via de regra, a Assembleia Geral Ordinária, com pelo menos 15 (quinze) dias, em caso de companhia aberta e, com pelo menos 8 (oito) dias, em caso de companhia fechada, sendo que essa convocação deve ser realizada através de anúncio publicado por 3 (três) vezes, pelo menos, com local, data, hora e ordem do dia.

NOTA: Sea totalidade dos acionistas comparecer à AGO, estes poderão dispensar o cumprimento dos prazos ora mencionados, desde que a publicação dos documentos ocorra antes da realização da assembleia.

Não obstante a necessidade dos procedimentos acima, devemos ter atenção às dispensas recentemente concedidas pela legislação, quais sejam:

• Demonstrações Financeiras: as S/A, com menos de 20 acionistas e patrimônio líquido inferior a R$ 10MM são dispensadas de publicar as demonstrações financeiras.

• Convocação:  as S/A, com menos de 20 acionistas e patrimônio líquido inferior a R$ 10MM, podem convocar a AGO por anúncio entregue a todos os acionistas, com confirmação do recebimento, em substituição à publicação do edital.

Em complemento às regras previstas na Lei das S.A., as companhias de capital aberto deverão observar, ainda, os prazos para envio de informações por meio do Sistema Empresas.Net, conforme estabelecido na regulamentação da CVM.

LTDAs – Procedimentos para Aprovação das Contas

Demonstrações Financeiras. O Código Civil também estabelece que o balanço patrimonial e o resultado econômico das LTDAs deverão ser colocados à disposição dos sócios que não exerçam a administração da sociedade, com pelo menos 30 (trinta) dias de antecedência da data da reunião. A partir do advento da Lei n. 11638/07, determinadas juntas comerciais, inclusive a Junta Comercial do Estado de São Paulo – JUCESP, passaram a exigir a apresentação das demonstrações financeiras e relatório da administração das LTDAs de “grande porte”.

NOTA: Entende-se como de grande porte a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240MM ou receita bruta anual superior a R$ 300MM.

Desta forma, para realizar o arquivamento da ata da reunião que aprovar as contas das LTDAs, quando essas não se enquadrarem como “de grande porte”, há necessidade de apresentar declaração específica devidamente assinada pelo administrador e contador da sociedade, no sentido de que esta não está enquadrada nesta categoria e, portanto, não está sujeita às exigências de publicação de referida Lei.

EIRELI – Procedimentos para Aprovação das Contas

No que se refere às Empresas Individuais de Responsabilidade Limitada – EIRELI (“EIRELI”), não consta previsão normativa específica neste sentido, aplicando-se, portanto, as disposições do Código Civil pertinentes às LTDAs.

Assim, recomendamos que seja realizada a aprovação de contas inclusive para as pessoas jurídicas constituídas sob forma de EIRELI, em especial nos casos em que a administração da EIRELI seja exercida por terceiros e não por seu titular.

LTDA e S/A – Procedimentos para Reuniões/Assembleias a Distância

As Reuniões/Assembleias a distância poderão ser: (i) semipresenciais (quando sócios/acionistas puderem participar e votar a distância e presencialmente); ou (ii) digitais (quando sócios/acionistas só puderem participar e votar a distância). Em relação a forma de participação e votação a distância dos sócios/acionistas, ela poderá ocorrer mediante boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

Em caso de participação via boletim de voto, este deve ser enviado ao sócio/acionista na data da publicação da primeira convocação, devendo o sócio/acionista devolvê-lo à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da realização do conclave. Após o recebimento do boletim, a sociedade deve, em até 2 (dois) dias, manifestar-se sobre a regularidade do voto do sócio/acionista, orientando-o sobre os procedimentos e prazos em caso de necessidade de retificação ou reenvio.

Já em caso da utilização de sistema eletrônico, devem ser observados os seguintes pontos: (i) a segurança, confiabilidade e transparência do conclave; (ii) o registro de presença dos sócios/acionistas; (iii) a preservação do direito de participação e exercício de voto dos sócios/acionistas; (iv) a possibilidade de visualizar os documentos apresentados durante a conferência; (v) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas; (vi) a gravação integral do conclave e seu devido arquivamento na sede da sociedade; e (vii) a participação obrigatória dos administradores/diretores da sociedade.

Por fim, a equipe societária do Cordeiro, Lima e Advogados se coloca à disposição para dar prosseguimento nas Atas de Assembleia Gerais Ordinárias e de Reunião de Sócios, bem como para maiores esclarecimentos e orientações sobre a sua realização de forma remota.